为了提高我校基建档案的质量和管理水平，充分发挥基建档案在基本建设和管理工作中的作用，依据《高等学校基本建设类档案工作规范》（国家教委教办[1993]429号）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（国家标准DA/T28-2002）等有关规定，结合我校实际，制定本办法。
一、基建档案的归档范围
1.基建档案是指在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的文件材料。
2.基建档案的主要内容包括上级发文、本处文件、各项报告批文、招投标文件；各类合同及附件、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、决算资料、审计结论及相关财务资料、各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件。
二、基建档案管理工作要求
1.归档的基建文件材料必须真实准确地反映基建管理和项目建设的全过程，与客观实物相吻合，遵循其自然形成规律，保持其有机联系，便于保管和利用。归档的基建文件材料必须是原件，使用复印件必须说明原件存放地点。
2.基建处负责学校基建项目的档案资料工作，在河南省档案局和学校办公室档案科的具体指导下做好基建档案的编制、收集和整理，按时移交学校档案科。并定期接受上级相关业务主管部门的检查验收。
三、基建档案管理工作程序
（一）文件的收、发
1.收到建设行政主管部门和政府有关部门发放的文件后，基建处资料员做好《文件收文登记》，如须发放到施工单位、监理单位的，复印后及时发放并做好《文件发文记录》。
2.收到施工单位、监理单位提交的文件、报告等，做好《文件收文登记》，如需回复的，经办人应及时呈有关领导批阅处理回复。
3.设计院发放到新校区基建处的施工图纸、设计变更等要做好《图纸（设计变更）收文登记表》。并及时把图纸（设计变更）及时放发到监理单位，由监理单位发至施工单位，并做好《图纸（设计变更）发文登记表》，但须保留一份在基建处存档。
4.对发放到施工单位、监理单位的通知等，须保留一份在基建处，做好《文件发文登记》、《文件存档记录》。
（二）档案的归档管理
基建档案资料统一由资料管理员整理、归档，资料的经办人都必须主动将原件交资料管理员并办理签收登记手续，资料管理员严格按照《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）执行。
1.对于施工合同、监理合同、施工许可证、规划许可证、质量报监登记书、安全监督登记书等，原件留在基建处资料室存档。
2.对于图纸会审、开工令、基槽、主体、竣工验收的通知书、验收报告，质量保修书等需要我院签字、盖章的，在领导签字、盖章后保留一份在基建处并进行归档。
3.在施工过程中，若发生质量缺陷、问题、事故，要求施工单位提交《质量缺陷（问题、事故）处理方案》，处理方案经院方同意后进行存档。
4.签证单主要按签证规程操作，但要求做好《签证单(签证申请表) 收发登记表》 及《签证单存档记录》。
5.要求施工单位在每栋楼的基础、主体、竣工验收前把施工技术资料（一式三份）交监理单位，经审核资料齐全方可申请各分项分部工程的验收。
6.根据国家教委教办 (1993)429 号文件规定，学校基建部门应从基建总投资中扣留5％作为基建档案保证金，项目竣工后，上交基建施工资料，填写《基建工程档案归档验收记录》，签署学校档案管理部门意见，加盖档案部门专用章，验收合格并由分管领导审核后返还5﹪保证金。凡归档不完整、不齐全者，学院档案部门拒绝出具证明。
7.监理单位提交的工程技术资料按现行国家文档规范收集、整理、归档。
（三）档案的移交
在竣工验收后，督促监理单位和施工单位提交三套竣工资料，经学校办公室档案科审查、验收，并在基建档案资料归档说明书上签署意见。基建档案移交应填写移交目录一式两份，连同案卷经学校办公室档案科清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。
（四）档案的借阅
1.严格规范各类文件、技术资料的借阅手续。施工合同、监理合同、施工许可证、规划许可证、质量报监登记书、安全监督登记书等原件原则不外借，确因工作需要借阅原件或复印件，须填报《基建档案借阅审批表》经审批后做好借阅登记。
2.查阅利用档案者不准随意进入档案室，如因工作需要必须经过领导批准并由本处室工作人员陪同。
（五）档案的安全管理
1.做好各类文件、技术资料的防火、防盗、防霉变等安全管理工作。
2.根据实际情况，对上述工程技术资料由资料员统一进行计算机信息管理，以便查阅。
附件：
1.文件收文登记薄
2.文件发文登记薄
3.基建工程档案归档验收记录
4.基建档案借阅审批表
5.文件借阅登记薄
