关于印发《环球360管理网
档案管理办法》的通知
院属各单位：
《环球360管理网档案管理办法》已经院长办公会审议通过，现印发你们，望遵照执行，以使我院的档案管理工作更加完善和规范。
二00七年七月五日
环球360管理网档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为了加强和规范学院档案管理工作，充分发挥档案在教学、科研和管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、“高等学校档案实体分类法与档案工作规范”，结合我院实际情况制定本办法。
第二条 学院档案是指在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中,直接形成的具有保存利用价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。
第三条 档案工作是办好学院的重要基础工作之一，是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志，是学院整个发展过程中不可忽视的的重要组成部分。档案工作纳入到学院工作计划、管理制度、有关人员的职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作，并在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。
第四条 学院档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第五条 学院档案是全院师生员工劳动智慧的结晶，是各项工作的真实记录，是重要的信息资源，是历史的凭证。全院教职工有保护档案并利用开放档案的权利和义务。
第二章 领导体制和机构设置
第六条 学院档案工作由一名院领导分管，全院档案工作的重大问题由院长办公会或党委会讨论审议。学院档案工作接受上级部门的业务指导、监督和检查。
院属各单位、后勤服务集团公司必须明确一名负责人分管本单位档案工作,并配备至少一名兼职档案员。
第七条 学院办公室档案科负责统一管理全院的各类档案，并对各单位兼职人员的业务进行指导、督促、检查。兼职档案员接受学院办公室档案科的业务指导，负责本单位档案材料的收集、整理、鉴定、销毁和归档工作。
第三章 档案工作人员
第八条 档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。
第九条 各单位配备的专(兼)职档案工作人员，要履行档案工作岗位职责，在一定时期内应相对稳定。
第十条 专(兼)职档案工作人员岗位职责
1．学院档案管理部门工作人员岗位职责
（1）协助档案管理部门负责人做好档案管理工作和制定本院档案管理规章制度。
（2）做好全院档案的收集、整理、入档、保管工作；协助档案管理部门负责人及有关部门进行档案的鉴定、销毁工作，维护档案的完整与安全，科学分类编目，案卷质量符合规范。
（3）做好档案库房的日常管理工作，做到整洁、安全、保密。
（4）按照学院档案管理制度，集中统一管理学院的各种门类档案，严格执行档案借阅手续，并提供日常的查考利用。
（5）编制档案检索工具，进行档案的编研开发利用工作。
（6）定期进行档案的统计工作。
（7）完成领导交办的其它工作。
2．兼职档案工作人员岗位职责
（1）熟悉并执行《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、学院档案管理的有关规章制度。
（2）按照《环球360管理网档案管理办法》要求，做好本部门的档案基础业务工作：
①统一管理本部门形成的全部档案材料；
②负责收集、整理、鉴定、保管、利用、统计销毁本部门的档案资料工作；
③整理的案卷齐全、完整，质量符合规范；
④按期向学院办公室档案科移交档案。
（3）接受学院办公室档案科的业务指导与监督，积极参加学院办公室档案科组织的有关业务培训等活动；
（4） 应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理组卷，编写页号或件号，填写卷内目录，卷内说明，案卷标题，注明密级和保管期限，装订后填写移交清册,一式两份,向学院档案科移交。
第四章 档案的收集与归档
第十一条 学院建立和完善档案收集与归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第十二条 对于个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的材料，必须按照规定及时归档。
第十三条 单位撤销、合并和人员调整时，必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走和销毁。
第十四条 科研成果、产品规划与试制、基建工程等进行鉴定、验收时必须有学院档案管理部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案科对应归档的文件材料加以审查，签署意见。
按照教育部《高等学校档案工作规范》要求，学院从基建总投资中扣留5﹪，作为基建档案保证金，待基建档案材料归档验收合格后发还。科研类档案在成果登记表上要签署档案管理部门意见，加盖档案部门专用章，凡归档不完整、不齐全者，学院档案部门拒绝出具证明，科研管理部门不得申报成果。
第十五条 学院档案归档范围共分党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会10大类，以及反映学院工作和活动的有保存价值的文件、声像载体材料。学院根据《高等学校档案实体分类法与档案工作规范》规定，制定《环球360管理网各部门归档范围和保管期限》，各部门按照要求将归档材料加以系统整理归档，经部门主管领导审阅后，按时向学院档案部门移交。任何部门或个人不得以任何理由据为己有或拒绝归档。
应归档文件材料的范围应遵照《环球360管理网文件材料归档流程》和《环球360管理网档案实体分类方案》的规定执行。归档文件的材料载体应符合《环球360管理网各类归档文件载体使用要求及书写规范》。
学院规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
第十六条 归档要求
1． 归档文件实行由文件材料形成单位、课题组负责立卷并统一归档的制度。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理组卷，编写页号或件号，填写卷内目录，卷内说明，案卷标题，注明密级和保管期限，交本部门兼职档案员检查、装订后向学院办公室档案科移交。学院办公室档案科随时指导各部门归档工作。
2． 归档文件材料应格式统一，纸质优良，书写工整，声像清晰（配有文字材料），符合归档规范和标准，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等字迹不牢固的工具书写。
第十七条 归档时间
1．党政部门和按年度归档的单位，在次年3月底前归档结束。
2．教学部门和按学年归档的单位，10月底前归档。
3．财会档案应在财务部门存放3年后移交档案科。
4．科研、基建和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后的30日内归档。
5．仪器设备在开箱验收后应及时将随机技术文件归档。
6．重要会议、重大活动的文件材料和声像（照片、底片）材料，在会议活动结束后，由主办单位或承办人负责整理移交档案科归档。
第十八条 接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份,写明案卷标题,卷内文件页数，案卷数量,移交时间,交接双方要签名。
第五章 档案管理
第十九条 学院档案管理部门应当建立健全各项规章制度，按规定接收、整理、保管和提供利用档案。
第二十条 学院档案管理部门应做好档案的统计工作，按照有关规定，向上级档案管理主管部门报送档案工作基本情况统计报表。
第二十一条 要定期检查档案保管情况，发现破损、变质的档案，及时修补和复制，并做好记录。
第二十二条 做好档案各项基础工作，逐步实现档案管理的标准化、规范化和现代化。
第六章 档案的查阅
第二十三条 查阅档案必须遵循以下规定：
1．凡本院各单位查阅一般档案，需持本人证件到学院档案管理部门办理档案查阅登记手续后，说明利用档案的目的和范围，即可查阅。
2．外单位来查阅档案，须持介绍信，填写《环球360管理网档案查阅审批表》，经学院办公室主任审核、院领导批准，办理查阅登记手续后，方可查阅。
3．本院学生查阅档案，须有学生处工作人员或辅导员一同并办理查阅登记手续，经学生处领导批准，方可查阅。
4．借阅人需要查阅机密档案、专业档案（会计档案、科研档案），须经过学院办公室主任、专业档案所属部门的负责人审批，院领导批准，方可查阅。凡涉及到学院机密和专利的档案，不对外开放。
5．查阅档案一般不准复印，如确需复印，一般档案，须征得档案管理人员同意，学院档案管理部门负责人批准。重要的或密级档案、财会档案等复制，须经有关部门负责人同意，学院办公室主任审核、院领导批准，由档案工作人员在场复印。
6．查阅档案原则上在档案借阅室内查阅，不外借，确因工作需要借出时，需经学院档案部门负责人同意、院办主任审核、主管院领导审批、院领导批准，并办理借出登记手续后，方可借出，借期不得超过7天，不得代借代还。学院档案外单位一般不予借出。
7．查阅者须珍惜档案，对档案的安全、完整负责，违反查阅规定的要追究责任。丢失、损坏档案者按《档案法》有关条例处理。
第七章 档案鉴定与销毁
第二十四条 档案鉴定
1.由院领导、院办主任、各单位分管档案工作的领导、学院办公室档案科成员组成档案鉴定工作小组，其职责是调整密级和保管期限，提出档案销毁意见，写出鉴定情况报告。
2.档案保管期限分为永久、长期和短期。划定的原则是：
（1）凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌，具有长远查考利用价值的档案，列为永久保存。
（2）凡反映学院一般工作活动，在长期内对学院和社会有查考利用价值的档案，列为长期保存。
（3）凡在较短期内对学院工作有查考利用价值的档案，列为短期保存。两种保管期限之间的档案，一律从长划定。
第二十五条 档案销毁
档案销毁是对超过保管期限且无继续保存价值的档案进行销毁。销毁档案必须按国家销毁档案的规定进行销毁。
1.对超过保管期的档案材料，要经过学院档案鉴定小组鉴定，确认已经失去保存价值的档案。要逐卷逐份登记造册，经主管院领导批准签字后，送指定地点销毁。监销人、批准人和鉴定小组成员要在销毁档案清册上签字。未经鉴定和批准不得销毁任何档案。
2.严禁将档案和不归档的文件材料，擅自出售给个人或废品收购单位，以杜绝失密、泄密。
3.超过保管期限的会计档案，如有历史遗留问题的支付凭证（如购买土地房屋的原始凭证、工资单、公伤补助、遗属补助等）。应抽出另行立卷保管。
第八章 考核、奖励与处罚
第二十六条 学院根据《普通高等学校档案管理办法》、“高等学校档案实体分类法与档案工作规范”，以及学院有关档案管理制度、职责的要求，制订学院档案管理工作检查、考核制度，年终对各单位和档案工作人员 (专、兼职)履行岗位职责情况进行考评，对档案工作成绩突出的单位和档案工作人员 (专、兼职)给予表彰和奖励。
第二十七条 对于违反本办法的行为，视情节和后果的严重性，将给予处理，凡是不按规定归档的，取消该部门和责任人的评先资格；对档案造成损坏的，将视严重程度给予相应处理。后果特别严重，违反了《档案法》的行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。
有下列行为之一者，视情节轻重，建议对直接责任人给予行政处分；情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任：
1．损毁、丢失档案的；
2．将公务活动中形成的应归档的文件资料据为己有，不按规定或不按期移交档案的；
3．涂改、伪造档案的；
4．擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；
5．倒卖、出卖档案的；
6．携带禁止出境的档案及其复制件出境的；
7．档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。
第九章 附 则
第二十八条 本办法自发布之日起执行。本办法由学院办公室负责解释。
附件1. 环球360管理网档案实体分类方案
附件2. 环球360管理网各部门档案归档范围和保管期限
附件3. 环球360管理网文件材料归档流程
附件4. 环球360管理网各类归档材料载体使用要求及书写规范
附件1：
环球360管理网档案实体分类方案
一、目的
为了适应高校档案工作日益发展和现代化管理的需要，实现学院各类档案实体分类及业务建设各环节的标准化、规范化、科学化，促进整体业务建设的深化，更好地为学院各项工作服务，特制定本方案。
二、原则
本方案的编制是以教育部《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》为依据，遵循档案管理学基础理论和形式逻辑原则，突出教学、科研在高校档案工作中的作用，从我院实际工作出发，力求全面反映各项工作职能活动的新情况、新特点。
三、体系结构
根据内容性质，学院档案具体分为十大类，附声像类。分别设置十个一级类目，其标识符号由“名称”汉语拼音的第一个字母缩写组成。
(一) 一级类目的名称、标识符号和主要内容：
1.党群 DQ
主要包括：党委、纪委、组织、宣传、工会、团委等党群部门在工作中形成的党务管理、各类会议、工作计划、总结、报表等文件材料。
2.行政 XZ
主要包括：学院办公室、人事、学生、保卫等行政职能部门在工作中形成的工作计划、总结、综合统计、各类会议文件、记录及上级机关与本校关于行政管理的文件材料。
3.教学 JX
主要包括：学院在各层次教学活动中形成的如综合性教学管理、学籍管理、学生奖惩、课堂教学、实践环节、招生分配等工作中产生的文件材料。
4.科学研究 KY
主要包括：各科研项目在科研准备阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报、推广应用阶段所形成的文件材料。
5.产品生产与科技开发 CP
主要包括：产品生产、科技开发管理及活动中形成的文件材料。
6.基本建设 JJ
主要包括：基建管理和工程项目建设中所形成的设计及设计基础材料、工程管理、施工、水电气暖管线、竣工等活动的图纸、文件材料。
此类以基建项目为单元组卷。
7.仪器设备 SB
主要包括：在购买国产和国外引进的精密、贵重仪器设备的全套随机技术材料及接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
8.出版 CB
主要包括：学院自行编辑出版的《环球360管理网学报》及其它学院主编的学术刊物样本。
9.外事 WS
主要包括：学院教职工出席国际学术会议(含在国内举办的)、出国考察、讲学、合作研究、进修及学院聘请的外籍、港澳专家教师在教学、科研及其它活动中形成的文件材料；授予外国学者、著名社会活动家名誉职务等有关材料。
10.财会 CK
主要包括：财务工作管理、会计核算活动中形成的会计凭证、报表、帐本、工资册等。
附类：声像类 SX
主要包括：学院在各类活动中产生的重要照片、录音带、录像带等。
(二) 二级类目的设置与标识
二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点、结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”，如：“综合 ”为：“11”，其余二级类目依次12,13,14，……，99，但10,20，……等带“0”的数字不用。
(三) 在二级类目确定的设置原则、范围和方法的基础上，可视具体情况扩展为三级类目。其标识方法、符号与二级类目相同。
(四) 档号编制
档号是存取档案的代号、排架的依据，反映了学院各类档案的分类体系和物理位置。
1.档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。
年度号由四位阿拉伯数字组成；
分类号由一、二级类目代号组成；
案卷号按所选择的分类号中最下位类顺序编码。年度、学年案卷数量不同，案卷号可不限级数。
2.档号模式
年度号+分类号+案卷号
档号的标识采用阿拉伯数字与汉语拼音相结合的混合编码制。年度号、分类号、案卷号之间用符号“—”连接。如：2006-JX14-33即为2006年度的教学类中内容是学籍管理的第33号卷档案；2006-DQ11-2即为2006年度的党群管理类中内容是党务综合的第2号卷。
(五)类目代号简表
此表由类目、标识符号、注释等组成。为便于各部门实际操作，在一级类目框架内，学院制订了《环球360管理网各部门归档范围和保管期限》，将一级类目细化分解到各部门，院属各部门依此范围和类别整理归档（祥见《环球360管理网各部门归档范围和保管期限》）。
具体列表如下：
DQ 党群
11党务综合
学院办公室（党务工作）入此
总支、支部综合材料入此
《环球360管理网各部门归档范围和保管期限》中组织部（序号1涉及内容）入此
12纪检
学院纪检工作材料入此
13组织
组织部材料入此
14宣传教育
宣传部宣传教育方面材料入此
学生思想政治工作入此
15工会
工会、计生材料入此
16团委
团委材料入此。
XZ 行政
11综合
学院办公室（行政工作）入此
创示范材料入此
新校区征地材料入此
上级有关于本院部、所、中心的来文
部、系、所、中心会议记录、纪要、简报
部、系、所、中心工作计划、总结、报告
部、系、所、中心开展各种学术活动的文件
部、系、所、中心与国内单位协作的材料
部、系、所、中心统计年报及重要材料入此
其他部门综合材料，见《环球360管理网各部门归档范围和保管期限》中的标识。
12人事
人事处材料入此。
13监察、审计
学院监察处、审计处工作材料入此
14保卫
保卫处材料入此
15后勤
后勤服务集团公司材料入此
16档案、图书
学院办公室档案科材料入此
图书馆材料入此
JX 教学工作（见《环球360管理网各部门归档范围和保管期限》中的标识）
11综合
教务处材料入此
校运动会、教学评估、优秀教学、评奖材料入此。
12学科与实验室建设
专业设置入此。
13招生
招生就业处材料入此。
14学籍管理
学生处材料入此
按三年制、五年制、成人教育排列顺序
15课堂教学与教学实践
16学位工作
继续教育学院材料入此
17毕业生
招生就业材料入此
毕业证材料学生处、继续教育学院入此（按三年制、五年制、成人教育排列顺序）
18教材
教务处材料入此
KY 科学研究
科研外事处材料入此
CP 产品生产与科技开发（暂空缺）
11综合
12产品项目
JJ基建
后勤基建处材料入此
SB 仪器设备
后勤基建处材料入此
CB 出版
学报编辑部材料入此
WS 外事
科研外事处材料入此。
CK 财会
财务处材料入此
SX 声像
现代教育中心及各部门有关声像材料入此
附件2：
环球360管理网各类档案归档范围和保管期限（分部门）
环球360管理网党群类档案归档范围和保管期限(DQ)
一、 学院办公室（党务工作）DQ11
序号 类目名称 保管期限
1 上级党组织有关党的建设的文件材料重要普发性文件、一般性文件资料 永久或长期
2 本院党委会、常委会、党政联系会、党委扩大会、民主生活会、党委中心组会议记录、纪要 永久
4 党委召开的工作会议材料 重要的
一般的 永久或长期
短期
4 以院党字文号编制的文件 重要的
一般的 永久或长期
短期
5 党委书记在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 永久或长期
6 党委工作计划、报告、总结 永久
7 党委的报告、请示、批复 重要的
一般的 永久或长期
短期
8 党委工作简报、情况反映、工作信息 重要的
一般的 永久或长期
短期
9 党委和上级党委调研、巡视学校工作形成的文件材料 永久或长期
10 党和国家领导人、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查调查工作时的题词、讲话、报告等及声像材料 重要的
一般的 永久
长期
11 党委大事记 永久
12 党群系统启用新印章的文件及旧印章 永久
13 群众来信来访及处理材料重要的有领导批示和处理结果的
一般的有处理结果的 长期
短期
14 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 重要的
一般的 长期
短期
15 其它有保存价值的文件材料 永久或长期
二、 纪委DQ12(监察处)XZ13
1 上级纪委关于纪监(监察)工作的文件针对本院的、重要普发性文件
一般普发性文件资料 永久或长期
短期
2 本院制订的关于纪监(监察)工作的规章制度 长期
3 纪委(监察处)工作计划、总结、报告、调查材料及重要统计 永久
4 纪委(监察处)会议记录及纪委召开的重要会议记录 长期
5 党员处分、复查及有关材料 长期
6 群众来信来访及处理意见重要的有领导批示和无处理结果的
一般的、有处理结果的 永久或长期
短期
7 以院纪委文号编制的文件 重要的
一般的 永久或长期
短期
8 纪委(监察处)立案调查的材料 长期
9 其它有保存价值的文件材料 长期
三、组 织 部DQ13
1
本院党代会材料：(1)有关召开党代会的请示、报告、议程、决议、记录、总结、领导讲话 稿、照片、录音、录像、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单、选举结果和上级批复等
(2)有关党代会的重要通知、会议筹备计划、侯选人登记表和情况介绍、会议纪要、简报、重要提案及办理情况、会议收到的重要贺电、贺信等
(3)小组会议记录、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样、 一般性通知（DQ11） 永久
长期
短期
2 上级关于组织工作的文件针对本院的、重要普发性文件
一般普发性文件资料 长期
短期
3 本院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料 长期
4 组织部召开的重要会议记录、纪要、决定等材料 长期
5 本院组织机构设置、变动的报告、决定、批复、通知 永久
6 干部任免通知、批复、呈报表 长期
7 院级干部年度考评材料 长期
8 副处级以上干部名册 永久
9 总支、支部改选报告、审批材料 长期
10 党员和党组织情况统计年报表 永久
11 党员名册 永久
12 关于发展新党员、预备党员转正的文件材料 永久
13 党组织关系转入介绍信、转出介绍信存根 长期
14 先进党支部、优秀党员和先进党务工作者的名单及市级以上先进事迹材料 永久
15 党员申请退党材料 长期
16 出席市级以上党代会代表名单、登记表 永久
17 关于干部离休、享受待遇、更改参加革命工作时间 长期
18 以院组织部文号编制的文件 重要的
一般的 永久或长期
短期
19 本院党校工作的有关文件 重要的
一般的 长期
短期
20 其它有保存价值的文件材料 长期
四、宣传DQ14（统战）部
1 上级有关宣传工作的文件针对本校的、重要普发文件
一般普发性文件 资料 永久或长期
短期
2 本院宣传工作计划、总结及情况报告 长期
3 反映本院重大活动的剪报、照片、录音、录像、图表 永久
4 理论学习的决定、通知、计划、总结 长期或短期
5 教职工政治思想工作动态及调查材料 短期
6 以学院宣传部文号编制文件 重要的
一般的 长期
短期
7 其它有保存价值的文件材料 长期
统战工作（DQ15）
1 上级关于统战工作的文件 重要普发性文件
一般普发性文件、资料 永久或长期
短期
2 本院统战工作计划、决定、报告、总结 长期
3 本院统战工作情况调查 长期或短期
4 统战工作统计表 永久
5 区级以上人大代表、政协委员名单及审批材料 永久
6 各民主党派情况登记表、名册及有关材料 永久或长期
7 各民主党派组织任免(本院教职工)干部通知 永久或长期
8 台、港、澳和侨务工作材料 重要的
一般的 长期
短期
9 统战工作重要会议记录 长期
10 以院统战部文号编制的文件 重要的
一般的 长期
短期
11 其它有保存价值的文件材料 长期
五、 工会DQ16
1 上级有关工会工作文件 重要普发性文件
一般普发性文件 资料 永久或长期
短期
2 教职工代表大会材料：(1) 教职工代表大会的请示、报告、批复； (2) 决议、议程、名单、工作报告、领导讲话、大会发言、选举结果报告及上级批复、重要的声像材料
(3)重要通知、名单、议程、大会纪要、简报、候选人情况介绍、重要的贺电贺信、提案及办理结果
(4)筹备工作计划、总结、会议工作小组材料、代表证 永久
长期
短期
3 工会工作计划、报告、决定、总结、统计 永久
4 表彰工会先进集体个人材料 永久
5 表彰“三育人”先进个人材料 永久
6 妇女工作材料 重要的
一般的 长期
短期
7 妇女评选先进材料 永久
8 工会名册及基层干部名册 长期
9 以院工会文号编制的文件 重要的
一般的 永久或长期
短期
10 其它有保存价值的文件材料 长期
计划生育办公室
1 上级有关计划生育工作的文件
普发性的资料 长期
短期
2 本院计划生育工作的有关规定、通知 长期
3 本院计划生育工作总结、计划 长期
4 计划生育工作统计年报表 长期
5 独生子女登记表 短期
6 其它有保存价值的文件材料 长期
六、团委DQ17
1 上级关于团的工作文件材料 重要普发性文件
一般普发性文件资料 长期或短期
短期
2 团代会、学代会材料：(1) 关于召开会议的请示、批复; (2)工作报告、 领导人讲话、大会发言、讨论通过的决议、选举结果、上级批复、重要声像材料
(3) 大会议程、纪要、简报、重要贺信、贺电、提案
(4)筹备工作计划、总结、会议工作组材料 永久
长期
短期
3 院团委学生会工作计划、总结、报告、规章制度 长期或短期
4 院团委、学生会会议记录 长期
5 院团组织、团专职干部统计年报 永久
6 院团委、团支部、学生会干部任免通知 长期
7 院团干部名单 长期
8 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料市级以上的
校级以上 永久
长期
9 处分团员的材料及复查材料 长期
10 本院学生的各种学会、社团的有关材料 重要的
一般的 长期
短期
11 研究生会有关 重要的
一般的 长期
短期
12 团委牵头进行的重大活动的有关材料 重要的
一般的 长期
短期
13 勤工俭学、社会实践有关材料 长期或短期
14 以院团委文号编制的文件 重要的
一般的 长期
短期
15 其它有保存价值的文件材料 长期
环球360管理网行政类档案归档范围和保管期限(XZ)
一、 学院办公室（行政工作）XZ11
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关高校行政管理工作的综合性文件 重要普发性文件
一般普发性文件 永久或长期
短期
2 学院年度计划、总结、报告 永久
4 学院发展规划、计划及上级批复 永久
4 全院性规章制度、院办规章制度 长期
5 学院评估材料 永久
6 校务委员会委员名单、会议记录、纪要 永久
7 院长办公会、党政联席会会议记录、纪要 永久
8 院领导在全校性会议上的重要讲话和校外会议发 言稿、声像材料 长期
9 本院向上级有关部门的请示及批复 重要的
一般的 永久或长期
短期
10 有关全院性的工作调查材料和经验总结 长期
11 全校性工作会议、座谈会议文件 长期
12 以院字文号编制的文件 重要的
一般的 永久或长期
短期
13 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 长期
14 学院统计年报及统计资料汇编 永久
15 启用印章的文件及旧印章 永久
16 大事记、年鉴、学校概况介绍 永久
17 学院信息、简报 长期
18 党和国家领导人、地方党政领导人、上级机关领导来校视察检查工作时的题词、讲话、声像材料等 重要的
一般的 永久
长期
19 学院领导同上级领导有关我校工作的重要来往信件 长期
20 校庆活动的材料：(1)校庆活动的重要计划、领导讲话、来宾名(2) 单、请柬、校友签名册、重要的贺电、贺信、纪念品等
(3)校庆活动的一般材料 永久
长期
21 院领导在校外重要会议上的讲话稿及声像材料等 长期
22 本院历史沿革、情况介绍 永久
23 群众来信来访工作材料 重要的
一般的 长期
短期
24 普选工作材料 重要的
一般的 长期
短期
25 校友会工作材料 重要的
一般的 长期
短期
26 校史工作材料 永久或长期
27 其它有保存价值的文件材料 长期
档案工作XZ16
1 上级有关档案工作的文件 重要普发性文件
一般普发性文件 资料 长期
短期
2 本院档案工作规划、计划、总结 长期
3 档案工作统计年报 永久
4 本院关于档案工作的请示、报告、批复 重要的 长期或短期
5 档案编研成果及出版物 永久或长期
6 档案工作规定、制度、办法 长期
7 档案销毁报告及销毁清册 永久
8 档案业务指南、全宗介绍 永久
二、 人事处XZ12
1 上级机关有关人事工作的文件 重要普发性文件
一般普发性文件资料 长期
短期
2 本院人事工作的规章制度 长期
3 人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录 永久
4 关于机构编制、规划、计划、报告及上级批复 永久
5 关于校内机构设置、变化的文件材料 永久
6 本校人事工作各类统计表报表 永久
7 人事处权限内的干部任免文件及名册 永久
8 本校教职工名册 永久
9 处分教职工的材料和复查撤销处分的材料 永久
10 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复 长期
11 师资培养管理工作计划、规定、总结等 长期
12 教师业务工作量的规定及执行情况 短期
13 教职工工作业务考核材料 长期
14 教职工工资调整的有关文件材料、名册 长期
15 教职工福利工作的有关材料 长期
16 教职工转正定级材料 长期
17 工人聘干、定级材料 长期
18 教职工校内调动材料 长期
19 教职工的录用有关材料 长期
20 教职工调出、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根、毕业生分配报到证、复转军人安置介绍信等 ) 长期
21 教师进修计划、安排、总结 永久
22 教职工退职、离职的有关材料 永久
23 教职工退休、离休及荣誉证书授予工作的材料 长期
24 教职工援外和支援边远山区的有关材料 长期
25 聘用各类专业人员的有关材料 长期
26 使用临时工有关材料 长期
27 群众来信来访 重要的
一般的 长期
短期
28 以人事处文号编制的文件材料 重要的
一般的 永久或长期
短期
29 其它有保存价值的文件材料 长期
三、 审计处XZ13
1 上级有关审计工作的文件材料 重要普发性文件
一般普发性文件资料 长期
短期
2 本院审计工作方面的规章制度 长期
3 审计工作计划、总结、调查报告 长期
4 审计工作统计年报表 长期
5 审计通知书、意见书、决定及部门、单位领导的审批意见和部门、单位下达的行文，以及审计建议书和移交处理书等审计公文 长期
6 审计报告、审计报告征求意见书,被审计单位的书面意见和审计组的书面说明,审定审计报告的记录、证据、审计工作底稿 长期
7 审计工作方案,检查审计意见书的落实情况和审计决定执行情况的报告和记录 长期
8 有关审计项目的请示报告,批示和会议记录 长期
9 重要的来信来访记录 长期
10 扣交款和停止拨款,冻结银行帐号通知书和回执 短期
11 以审计处文号编制的文件 重要的 永久或长期
12 审计工作中形成的其它重要有保存价值的材料 长期
四、 保卫处XZ14
1 上级有关保卫工作的文件 重要普发性文件
一般普发性文件 资料 长期
短期
2 本院保卫工作方面的规章制度 长期
3 本校保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表 长期
4 保卫工作简报 短期
5 本院师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书 长期
6 本院师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 长期
7 要害部门的公安保卫、消防工作的文件材料 长期
8 其它有保存价值的文件材料 长期
五、后勤服务集团公司XZ15
1 上级有后勤工作的文件 重要普发性文件
一般普发性文件 资料 长期
短期
2 后勤服务集团公司各部门制订规章制度 长期
3 后勤管理工作计划、报告、总结 长期
4 后勤管理工作简报 短期
5 校内房产及水、电、暖等管网大型维修、改造的计划、报告、批复、图纸等材料 永久
6 车辆工作的有关文件材料 短期
7 伙食工作的有关材料 短期
8 校园绿化工作的有关资料 短期
9 校办产业有关资料（房屋产权证、租赁合同等） 永久
10 宿管工作有关材料 短期
11 爱国卫生、医疗保健、校医室工作材料 长期
12 后勤服务集团公司所产生的各种财会档案（参照学院财会档案） 永久或长期
13 以后勤服务集团公司文号编制的文件 重要的
一般的 长期
短期
14 其它有保存价值的文件材料 长期
六、图书馆XZ16
1 上级有关部门关于图书工作的文件 长期或短期
2 图书馆工作计划、总结 长期
3 图书馆制订的规章制度 长期
4 图书馆概况、发展规划、年度统计表 永久
5 图书馆与校外交流的有关资料 长期
6 图书馆工作中形成的其它重要文件材料 长期
七、创建“国家示范性高等职业院校”办公室XZ11
1 上级有关部门关于创建“国家示范性高等职业院校”工作的文件 长期
2 有关创建工作动员会、培训会等会议所产生的文字材料、院领导讲话、或图片、声像材料 长期
3 创建工作中形成的其它重要文件材料 长期
八、新校区征地办公室XZ11
1 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久
2 学院关于新校区征地请示、报告及上级部门的批复 永久
3 新校区征地工作中形成的其它重要文件材料 永久
环球360管理网教学类档案归档范围和保管期限(JX)
一、 教务处JX11
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关教学工作的文件材料
重要普发性文件
一般普发性文件 资料 永久或长期
短期
2 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的规定、办法 永久
4 学院教学规划、实施计划、有关教学规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结 永久
4 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 长期
5 学生运动会材料 长期
6 各类教学工作统计表 永久
7 以教务处文号编制的文件 永久或长期
8 其它有保存价值的文件材料及声像材料 永久或长期
9 上级有关学科、专业设置、实验室建设工作的文件材料（JX12）
重要普发性文件
一般普发性文件 资料 永久或长期
短期
10 本院关于专业设置、专业调整的请示报告、批复（JX12） 永久
11 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料（JX12） 永久
12 本院主编、自编的教材(出版的) （JX18） 长期
13 各系各专业使用教材目录（JX18） 长期
14 主编、自编的教学指导书、实习指导书和习题集（JX18） 长期
15 其他有保存价值的自编参考资料（JX18） 短期
16 学院各专业教学计划、大纲（JX15） 永久
17 课程建设要求及安排，校历、课程表（JX15） 长期
二、实验、实训中心JX12
1 重点学科、专业、实验室建设材料 永久
2 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料； 永久或长期
3 学科、专业、实验室建设统计报表 永久
4 其它关于学科、专业、实验室建设有保存价值的文件材料及声像材料 永久或长期
5 实验、实训中心各项规章制度（XZ11） 长期
三、学院各部、系
1 上级有关于本院部、系的来文（XZ11） 长期
2 部、系会议记录、纪要、简报（XZ11） 长期
3 部、系工作计划、总结、报告（XZ11） 长期
4 部、系开展各种学术活动的文件（XZ11） 长期
5 部、系与国内单位协作的材料（XZ11） 长期
6 部、系年度统计报及重要资料（XZ11） 长期
7 部、系制订的管理制度、办法等（XZ11） 长期
8 部、系各科、专业课程试题库（JX15） 长期
9 典型教案、重要备课记录（JX15） 长期
10 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料（JX15） 短期
11 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料（JX15） 短期
12 分专业毕业生合影照片及底片（JX17） 长期
13 其它关于各部、系建设有保存价值的文件材料及声像材料（XZ11） 永久或长期
四、学生处
1 上级有关学生工作的文件 重要普发性文件
一般普发性文件 资料（XZ11） 长期
短期
2 本院有关学生管理工作条例、决定、通知、条例等（XZ11） 长期
3 学生处有关规章制度（XZ11） 长期
4 学生工作的计划、总结（XZ11） 长期
5 学生工作统计报表（XZ11） 永久
6 有关学生助贷文件、办法（XZ11） 长期
7 有关各类奖学金、助学金评定条例、办法（XZ11） 长期
8 其它有保存价值的文件材料（XZ11） 长期
9 新生入学登记表（JX14） 永久
10 学生学籍表(卡)及成绩表（JX14） 永久
11 在校学生名册（JX14） 永久
12 学生学籍变更材料(休学、留级、复学、转学、退学) （JX14） 长期
13 学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）（JX14） 长期
14 学生处分材料（JX14） 长期
15 优秀毕业生评选工作的材料（JX17） 长期
16 审核发放毕业证名册、毕业证存根领取签收册（JX17） 长期
五、招生（JX13）就业（JX17）处
1 上级有关招生、就业工作的文件 重要普发
一般普发性文件资料 永久或长期
短期
2 上级下达的招生计划、规定、生源计划 长期
3 新生录取材料、各类新生录取审批表及新生名单 长期
4 招生就业处有关规章制度 长期
5 招生宣传、招生工作总结 长期
6 本院关于招生工作的请示、报告、及上级的批复 长期
7 本院招生简章、专业目录 长期
8 定向、委培、代培、自费生计划、合同及名单 长期
9 毕业生供需统计、计划、合同 长期
10 毕业生正式分配方案及调配派遣名册 永久
11 派遣证存根领取签收册 长期
12 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 长期
13 其它有保存价值的文件材料 永久或长期
六、继续教育学院
1 上级有关成人教育的文件 重要的普发性文件（XZ11）
一般普发性文件资料（XZ11） 永久或长期
短期
2 继续教育学院成人教育事业发展规划（XZ11） 永久
3 继续教育学院规章制度、工作计划、总结（XZ11） 长期
4 继续教育学院有关专业设置、专业调整的请示、报告及批复（XZ11） 永久
5 继续教育学院制订的有关学籍管理的规定、办法等（XZ11） 长期
6 学生学籍表(卡)及成绩表（JX14） 永久
7 学生学籍变更材料(升级、留级、休学、转学、复学、退学) （JX14） 长期
8 学生奖惩材料（JX14） 长期
9 继续教育学院各专业教学计划、方案、大纲（JX15） 永久
10 毕业生合影照片及底片（JX17） 永久
11 审核发放毕业证书（JX17）、学位证书名册（JX16） 长期
12 与外单位签订的重要协议书、合同书（XZ11） 长期
13 学士学位材料（JX16） 长期
14 以继续教育学院文号编制的文件 重要的（XZ11）
一般的 长期
短期
15 其它有保存价值的文件材料及声像材料 （XZ11） 永久或长期
七、高等职业教育研究所（XZ11）
1 上级有关高等职业教育工作的文件 重要普发
一般普发性文件资料 永久或长期
短期
2 本院关于高等职业教育研究工作规划、开展教育科研工作所形式的文件材料 长期
3 高等职业教育研究所有关规章制度 长期
4 其它有保存价值的文件材料及声像材料 永久或长期
环球360管理网科学研究类档案归档范围和保管期限(KY)
科研外事处
序号 类目名称 保管期限
KY11 综合
1 科研行政管理文件材料 长期
2 科研计划管理文件材料 长期
3 科研成果管理文件材料 长期
4 科研经费管理文件材料 长期
5 申报科学基金及有关批复 长期
6 学会工作（学术活动）材料 短期
7 本院制定的有关科研工作的规章制度 长期
8 其它有保存价值的文件材料及声像材料 永久或长期
KY12—1 科研准备阶段
1 开题报告与课题调研论证材料 长期
2 任务书、合同、协议书 永久
3 课题研究计划、设计 长期
4 计划执行情况、计划调整或撤销报告 短期
5 课题投资和预决算材料 短期
KY12—2 研究实验阶段
1 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料） 永久
2 数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果） 永久
3 设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等） 永久
4 研究工作阶段小结、年度报告 长期
5 配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等 永久
6 样品、标本等实物的目录 永久
KY12—3 总结鉴定阶段
1 研究报告、研制报告 永久
2 论文和专著:
（1）本校各院、系、所获奖的论文和专著；
（2）正式出版的专著；
（3）核心期刊上发表的论文；
（4）国家级报纸理论版发表的文章；
（5）每年发表的论文目录。 永久
3 工艺技术报告 永久
4 技术诀窍报告 永久
5 专家评审意见 永久
6 鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见） 长期
7 鉴定证书 永久
8 推广应用意见 长期
9 课题工作总结 长期
KY12—4 申报奖励阶段
1 科研成果登记表 永久
2 科研成果报告表 永久
3 科研成果奖励申报与审批材料 永久
4 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件 永久
5 专利申请书或证书原件或影印件 永久
KY12—5 推广应用阶段
1 转让合同、协议书 永久
2 生产定型鉴定材料 永久
3 成果被引用或投产后反馈意见 短期
4 推广应用方案及实施情况 长期
5 扩大试生产的设计文件、工艺文件 长期
6 成果宣传报导材料 短期
7 对外学术交流材料 长期
环球360管理网产品生产与科技开发类
档案归档范围和保管期限(CP)
暂缺
序号 类目名称 保管期限
CP11 综合
1 上级关于产品生产与科技开发管理的文件 长期
2 本单位为产品生产与科技开发制度的各种规定、条例、
办法、制度及手册、图表 长期
4 产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示 长期
4 产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性
方面来往的文件材料 长期
5 产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表 永久
CP12-1 销售管理
1 产品用户清册 长期
2 产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录 长期
3 用户反馈的产品技术文件材料 长期
4 产品说明书、宣传品、广告样张 短期
5 产品用户交验协议 短期
CP12-2 产品计划准备阶段材料
1 任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、
发展建议书、上级指示批文 长期
CP12-3产品生产设计（研制）阶段材料
1 总体方案设计材料 长期
2 全套设计定型图纸 长期
3 技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分
析报告 长期
4 通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录 长期
5 阶段性技术总结、产品设计工作总结，设计定型报告及
批复 长期
6 产品说明书、技术条件、标准、产品说明书等 长期
CP12-4 产品生产试制与鉴定阶段材料
1 试验大纲、实验记录及试验工作总结 长期
2 鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证 长期
3 试验规程和记录、样机底片、照片等 长期
4 得奖材料、专利材料 长期
5 论文、专著 长期
CP12-4 产品生产阶段材料
1 生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划 长期
2 全套工艺定型图纸，技术条件说明书 长期
3 工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料 长期
4 材料定额和代用单，工时定额 长期
5 生产定额报告及批复 长期
6 重大质量事故分析，重要联席会议纪要 长期
7 各种更改单及技术通知单 长期
8 生产工作总结报告、技术工作总结报告 长期
环球360管理网基本建设类档案归档范围和保管期限(JJ)
后勤基建处
序号 类目名称 保管期限
JJ11 综合
1 上级有关基建工作的文件 长期
2 后勤基建处有关规章制度 长期
3 基建工作计划、总结、简报 长期
4 基建工作总体规划 永久
5 基建工作年度（季度）总结、统计报表 永久
6 基建工作财务预、决算 长期
7 全院性总体规划、设计总平面图 永久
8 水、电、气管道分布图 永久
9 地质勘探、地形测量材料 永久
JJ12-1 可行性研究
1 项目建设书及上级批复 永久
2 可行性研究报告 永久
3 项目评估 永久
4 环境预测、调查报告 永久
5 设计任务书及计划任务书 永久
JJ12-2 设计基础
1 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、
勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明 永久
2 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测
量定位、观测记录 永久
3 水文、气象、地震等其它设计基础材料 永久
JJ12-3 设计文件
1 初步设计 永久
2 技术设计 永久
3 施工图设计 短期
4 技术秘密材料、专利文件 永久
5 设计计算书 长期
6 关键技术实验 永久
7 总体规划设计 永久
8 设计评价、鉴定及审批 长期
JJ12-4 工程管理文件
1 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久
2 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 永久
3 施工执照 永久
4 环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书 永久
5 产权证书 永久
JJ12-5 施工
1 土地施工文件
（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 短期
（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺 长期
（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定 长期
（4）建筑材料实验报告 长期
（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批 永久
（6）土建施工定位测量地质勘察 永久
（7）土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图 永久
（8）隐蔽工程验收记录 永久
（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 永久
（10）分项、分单位工程抽量检查、评定 长期
（11）交工验收记录证明 长期
（12）竣工报告、竣工验收报告 永久
2 设备及管线安装施工文件
（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 短期
（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长期
（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 长期
（4）隐蔽工程检查验收记录 长期
（5）强度、封闭性试验报告 长期
（6）设备调试记录 短期
（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 长期
（8）系统调试、实验记录 长期
（9）管线清洗、通水、清毒记录 短期
（10）管线标高位置、坡度测量记录 长期
（11）中间交工验收记录证明，工程质量评定 长期
（12）竣工报告、竣工验收报告 长期
3 电气、仪表安装施工文件
（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 短期
（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长期
（3）调试、整定记录 长期
（4）性能测试和校核 长期
（5）施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 长期
（6）操作、联动试验 短期
（7）电气装置交接记录 短期
（8）中间交工验收记录、工程质量评定 长期
（9）竣工报告、竣工验收报告 长期
JJ12-6 竣工验收
1 竣工验收报告 永久
2 全部竣工图纸 永久
3 质量评审材料 永久
4 工程现场声像材料 永久
5 竣工验收会议决议文件 永久
JJ12-7 基建财务、器材管理
1 财务计划、年度计划 短期
2 工程概算、决算、决算 永久
3 主要材料消耗、器材管理 短期
4 交付使用的固定资产 永久
环球360管理网仪器设备类档案归档范围和保管期限(SB)
后勤基建处
序号 类目名称 保管期限
SB11 综合
1 上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件 长期
2 本院仪器、设备管理的规章制度 长期
3 设备工作计划、报告、总结、调查材料 长期
4 本院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案 长期
5 本院仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和
批复 长期
6 本院士有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料 长期
SB12 仪器设备项目
1 申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等） 长期
2 上级或主管领导批复和准购批示 长期
3 订购合同（复印件）和会谈纪要、记录等 长期
4 进口设备过程中有关的技术商务文件 长期
5 开箱记录及装箱单 长期
6 安装、调试、记录和双方签字移交文件，保修单 长期
7 验收报告及文件材料 长期
8 索赔来往函件及结果文件 长期
9 设备说明书及全套随机文件材料 与设备共存
10 使用、检修、故障事故记录（设备履历书） 与设备共存
11 重大事故的调查分析及处理意见 与设备共存
12 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 与设备共存
环球360管理网出版类档案归档范围和保管期限(CB)
学报编辑部CB11-15
序号 类目名称 保管期限
1 上级有关编辑出版工作的文件资料（CB11） 永久或长期
2 院学报编辑部工作规划、计划、报告、总结、简报和办公会议记录（CB11） 长期
3 院学报编辑部制订的规章制度（CB11） 长期
4 院学报编辑部出版工作年度统计报表（CB11） 永久
（CB12-CB15）
5 编辑合同、协议书 长期
6 出版请示和批复 长期
7 原稿（含照片、手迹原件）或复印件（退还作者后应有原稿签收单） 长期
8 各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件 长期
9 封面设计图样 短期
10 院学报编辑部出版的学报样本 永久
11 校出版社编辑的获奖书目及有关材料 永久
12 院学报编辑部组织的重要活动的有关材料 长期
环球360管理网外事类档案归档范围和保管期限(WS)
科研外事处
序号 类目名称 保管期限
WS11 综合
1 上级有关外事工作的文件 重要的
一般普发性文件资料 长期
短期
2 本院外事工作规章制度、计划、总结、报告、简报等 长期
3 外事工作年度统计报表 永久
4 外事工作的请示、批复、报告等文件材料重要的 短期
5 外事工作会议材料 长期
WS12 出国（境）
1 上级对出国（境）人员的有关文件材料 长期
2 国际学术会议论文 长期
3 投寄国外的学术论文 长期
4 出国（境）人员考察、访问材料 长期
5 出国（境）讲学、研究人员有关材料 长期
6 本院组团出访的计划、总结、报告等材料 长期
7 院领导参加上级组团出访的材料 长期
8 本院人员出国出境进修、讲学、考察、访问的申请及审批材料 长期
9 本院人员参加国际学术会议的申请报告和批复及论文 长期
10 出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件） 永久
11 国际比赛、竞赛 长期
WS13 来校
1 学院聘任外籍教师、专家来校工作的报告、批复及有关材料 长期
2 学院邀请外国专家来校讲学、访问学术交流的报告、批复及声像材料 永久
3 外国专家名单(附简历),与他们签订的合同、协议书 永久
4 学院授予外籍专家、学者、知名人士荣誉称号的报告、批复及有关材料 永久
5 外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料
6 国际比赛、竞赛 长期
WS14 国际合作与会议
1 中外合作校际交流合同、项目纪要材料、备忘录 永久
2 本院与国外院校校际交流的材料
(1) 交流计划、总结
(2) 协议书、备忘录及声像材料
长期
永久
3 与国外有关单位进行科技、文化、教育合作项目的材料
(1) 请示、报告、上级批复及意向书、协议书
(2) 参加的中外学者名单
(3) 工作计划、总结
永久
长期
长期
4 本院完成的国际合作项目、成果等材料 永久
5 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 长期
6 授予外籍人员名誉称号的材料 永久
7 外宾赠送的有保存价值的礼品 永久
8 国际会议的有关材料 长期
环球360管理网财会类档案归档范围和保管期限(CK)
财务处
序号 类目名称 保管期限
CK11 综合
1 上级有关财务管理工作的文件 重要普发性文件
一般普发性文件 长期
短期
2 本院制订财务管理方面的规章制度 长期
3 财务工作的计划、总结、请示、批复等重要的
一般的 长期
短期
4 会计移交清册 长期
5 财会档案移交保管清册 永久
6 财会档案销毁清册 长期
CK12 会计报表
1 决算报表（含基建综合决算） 永久
2 决算会计报表 短期
3 年度以上规划表、分配计划、测算表 长期
4 年度以上各种统计报表（含工资报表） 长期
5 季度以下各种计划、统计报表 短期
CK13 会计帐簿
1 涉及外事会计帐簿 永久
2 总帐 长期
3 预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐） 短期
4 预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐） 短期
5 学院专项基金帐簿 短期
6 日记帐
其中：现金、银行存款日记帐 短期
长期
7 固定资产明细帐（卡片）
（固定资产报废清理后保管五年） 短期
CK14 会计凭证
1 涉及外事的会计凭证 永久
2 预算内各种原始凭证、记帐凭证 短期
3 预算外各种原始凭证、记帐帐单 短期
4 学院基金各种原始凭证、记帐凭证 短期
5 银行存款余额调节表 短期
6 会计拨款凭证及其他会计凭证 短期
7 银行对外帐单 短期
8 涉及债权、债务及未清理完闭的凭证 长期
CK15 工资清册
1 工资发放名册、卡片 永久
2 工资转移、证明、通知存根 长期
3 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等 短期
环球360管理网声像类档案归档范围和保管期限（SX）
现代教育中心
声像（反映学院工作和活动的具有保存价值的声像载体并配有文字材料，文字材料包括会议或活动时间、名称、主办单位、活动内容、重要人物介绍等。归档范围和保管期限参见前面十大类）
12 照片
13 录音带
14 录像带
15 幻灯片
16 磁盘
17 影视胶片
18 缩微胶片
19 光盘
附件3：
环球360管理网文件材料归档流程
为了加强学院档案工作的业务建设，使之日趋完善，逐步实现档案工作规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学院各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，特制订《环球360管理网文件材料归档工作流程》。
一、预立卷
（一）按照国家教育部《普通高等学校档案管理办法》第五章第二十条：“高等学校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度”。学院各部门均为立卷归档单位。
（二）各归档单位根据文件材料形成规律，参照《环球360管理网档案实体分类方案》和《环球360管理网各部门档案归档范围及保管期限表》，预先编制案卷类目。
（三）各归档单位要将平时办理完毕的文件，随时按照案卷类目分别立卷。
二、立卷归档分工
（一）按照《环球360管理网各部门档案归档范围及保管期限表》由形成材料的部门负责归档。
（二）上级来文需要有关部门办理的，由办理者负责把办理好的原始材料与上级来文（复印件）一并归档。
（三）归档材料涉及多个部门的，由主办部门负责立卷归档，非主办部门负责提供相关资料。
（四）教学档案应由教务部门审定认可后，由责任部门归档。
（五）各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得擅自带走或销毁。
三、收集文件材料
（一）按照以下原则和重点并根据本单位归档范围，在平时积累归卷的基础上，收集文件材料：
1.收集文件材料的原则：必须对学院、社会有史料和研究价值，具有参考和凭证作用。能够反映学院各部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。
2.收集的重点是学院形成的不同载体、不同形式的文件材料及上级针对本学院的指令性、指导性文件和需我院承办的文件材料。
（二）以下为不归档的文件材料，若需要，可选作资料保存：
1.上级机关普发的供参阅、不办的文件；
2.上级机关发来供工作参考的抄件；
3.上级机关征求意见未定稿的文件；
4.无查考价值的事务性、临时性文件；
5.重份文件；
6.未经会议讨论、未经学院领导审阅、签发的文件、一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿（学院主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；
7.从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料；
8.无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般建设性意见的人民来信；
9.学院内部互相抄送的文件材料，介绍信等；
10.以参考为目的从各方面收集的文件材料；
11.学院负责人兼任外机关职务形成的与本学院无关的文件材料；
12.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；
13、未生效的合同、协议、单据。
四、归档的原则和方法
（一） 原则：
遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。
（二）方法：
1.归档的文件材料种类、份数以及每份文件的附件、页数均应齐全完整。
2.在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。
3.不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划、计划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度总结和计划为同一份文件的放在计划针对年立卷；诉讼案件放在结案年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。
4.卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。
5.卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。应装订的案卷，其页号的位置在非装订线一侧的下角；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编写件号；图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。
6.声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
五、检查案卷质量
（一）检查案卷文件的成分，收集的材料是否齐全、完整，是否有不需归档的材料。
（二）检查案卷内文件的联系，纠正相互混淆、重复或拆散文件有机联系的现象以及文件顺序排列情况。
（三）检查归档的文件材料有无加盖公章，公章与落款是否一致，要签名的栏目有无漏签，是否符合《环球360管理网各类归档文件材料载体使用及书写规范》。
（四）检查案卷文件的页数，一般不超过200页，对同一问题文件数量较多的酌情分卷，问题单一、文件数量少的可组薄卷，也可以和本部门同一保管期限的文件材料组合在一起，案卷标题上标明卷内文件的内容。
（五）检查案卷是否按照规定的格式逐件填写卷内文件目录，文件材料题名是否填写，没有题名的应拟写题名，虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写，凡是重新拟写的题名要加[ ]；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚、填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间、届次和主要内容；填写字迹要工整，卷内文件目录放在卷首。
六、填写卷内文件目录、备考表、案卷封面
（一）卷内文件目录位于卷内文件之前，必须用打印机打印并向学院办公室档案科报送电子文档。
1.顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号；
2.文 号：文件制发机关的发文字号，应四位数字。如：“国发[1998]6号”，其中“[1998]”不得简写成“[98]”；
3.责任者：文件形成部门或对文件负有责任的署名者（标注所担任职务）；
4.题 名：即文件标题，一般照实抄录，无标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“[ ]”号，例：标题为“会议纪要”的文件，应概括出主要内容写为“[第几次院长办公会会议纪要、内容1.2.3.…、事件承办人]”；
5.日 期：文件的形成时间，例：1998.10.19 ；2001.03.04;
6.页 号：卷内每份文件起始之页的编号，最后一份文件应为起止页号；
7.卷内备考表：
①对立卷情况未尽事宜需作进一步说明的，可根据需要填写。
②立卷人：由组成本卷的专、兼职档案员填写。
③检查人：本单位对案卷进行审核的负责人签名。
（二）填写案卷标题和封面
1.案卷标题要求结构完整、体式一致。一般包括卷内文件主要责任者，内容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“***文件材料”，除一般函件外，不得用“***来往文书”。案卷标题一般不得超过50个字，文字简练，使用简称应通俗易懂，字迹要工整、清晰。
2.归档单位：把档案移交给学校档案部门的单位。卷内文件起止日期：卷内文件形成的最早和最晚日期。
3.保管期限：依据保管期限表，确定档案的保管期限（永久、长期、短期）。
4.密级：有保密要求的要填写密级。
七、装订
（一）先检查归档文件是否按要求的A4或规格大小形成，若不合要求则需裁切、折边成A4或学籍表、试卷规格。
（二）拆除文件上的金属装订物，对破损的文件及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊，对较大的图表要按手风琴式的样子折叠。装订案卷采用三孔一线法，用棉线装订成卷。
（三）成卷装订的卷内文件在装订前编页号（卷内目录、备考表均不编页号），起始号为1，卷内文件无论是单面或双面，只要有书写文字，均应一面编一个页号，页号的位置在非装订线一侧的下角。
（四）对部分以件为单元、不装订的卷内文件材料，如试卷，应在每份文件的右上角加盖档号章。
八、移交档案
（一）归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，学院档案部门根据规范标准进行验收，不符合要求者，学院档案部门有权退回，限期改正后重交。
（二）在立卷纸质文件的同时，还须同时将相应的电子文件附带一并移交。
（三）移交手续：移交时填写移交目录，一式两份，双方各执一份备查，并报电子文档。
（四）归档时间：按《环球360管理网档案管理办法》的规定办理。
件4：
环球360管理网各类归档文件材料载体
使用要求及书写规范
为加强我院档案工作的管理，最大限度地延长档案的使用寿命，确保档案的安全，有效地为国家和学院积累档案史料，更好地为学院各项工作服务，根据《河南省国家行政机关公文处理实施办法》豫政[2001] 72号文件规定，现将环球360管理网各类归档文件材料载体使用及书写要求规范如下：
一、文件材料载体使用要求
1.各类归档文件材料载体应符合国家规范要求，归档的纸质材料的质量应达到色泽洁白，质地紧密，纸面平滑，柔韧性强、书写流畅的标准。
2.公文用纸幅面规格要统一规范，行政、党务机关的公文和底稿用纸一般采用国际标准A4型（210mm X 297mm），有特殊要求的除外。
3.教学类、科研类（包括学籍表、成绩单、继续教育学院使用的各类表格、科研成果、计划等）及其它类归档的文件材料，使用的纸质材料参照行政机关公文用纸的规格。
4.基建档案类图纸部分的纸质材料，按行业规范执行。
5.声像类归档的载体材料较为复杂，录音带、录像带、磁盘、光盘等归档时，应图像清晰、音质优良、无失真、无粘连、无磁化现象，并配有与声像材料相对应的文字说明材料；照片归档时，底片、文字说明必须随之一同归档。
6.学生成绩大表上必须粘贴照片。
二、书写及字迹材料的要求
1.各类归档文件材料字迹要工整、清晰、不要书写错字、别字及不规范的简化字。
2.学院各级领导、各部门不论是草拟、打印公文，或是在填写报表、核稿、审批文件等一系列文书处理过程中，必须使用碳素墨水、蓝黑墨水、黑色誊写油墨、“DA”圆珠笔，即档案专用圆珠笔。禁止使用铅笔、普通圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等。
3.凡需归档的传真电报和其它传真件，若使用压感纸、传真纸必须进行复制,并将传真件同复印件一起归档。
4.凡归档的文件材料，在起草、修改、签批时，留足左侧装订位置（应在2.5cm以上）。
三、工作中严格要求，严格管理
学院各单位办公室应加强对文件材料的拟写、打印、签批及立卷归档工作的监督检查，凡不符合上述要求的文件材料应退回改正后再归档。
